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Sammlungen verwalten

Early-Adopter-Programm

Die Sammlungen-Funktion ist aktuell nur für Teilnehmende am Early-Adopter-Programm verfügbar. Sie können die Teilnahme in den Konto-Einstellungen selbständig aktivieren.

Sammlungen in Librario ermöglichen es, thematisch verwandte Publikationen zu gruppieren und gemeinsam zu verwalten.

Anders als persönliche Favoriten sind Sammlungen für die Zusammenarbeit im Team gedacht. Sie eignen sich besonders gut, um Handapparate für bestimmte Fachbereiche oder Projekte zu erstellen.

Verwendungszwecke

Ein wichtiger Anwendungsfall sind Kompetenzcenter und Fachbereiche. Die zentrale Sammlung der relevanten Fachliteratur hilft dabei:

  • Neue Mitarbeitende schnell einzuarbeiten
  • Grundlagenwerke des Fachgebiets zentral verfügbar zu machen
  • Standards und wichtige Referenzwerke zu dokumentieren

Neben Kompetenzcenter kommen Sammlungen auch häufig bei der Verwaltung projektbezogener Literatur und zur Dokumentation von Forschungsprojekten zum Einsatz.

Übersicht der Sammlungen

Screenshot der Sammlungsübersicht in Librario. Im Kopfbereich befinden sich eine Suchleiste und ein Button "Sammlung erstellen". Darunter sind Karten für verschiedene Kompetenzcenter zu sehen, die jeweils den Namen, die Anzahl der Publikationen und die verantwortlichen Personen anzeigen.
Übersicht aller Sammlungen mit Such- und Filtermöglichkeiten

Die Sammlungen-Übersicht erreichen Sie über den Menüpunkt "Sammlungen" in der Hauptnavigation. Hier sehen Sie auf einen Blick:

  • Alle verfügbaren Sammlungen Ihrer Organisation
  • Die Anzahl der enthaltenen Publikationen
  • Das Datum der letzten Aktualisierung
  • Die zuständigen Ansprechpersonen

Die Suchleiste hilft Ihnen dabei, bestimmte Sammlungen schnell zu finden. Sie können dabei nach Namen, Beschreibungen und Ansprechpersonen suchen.

Sammlungen erstellen

Screenshot des Formulars zum Erstellen einer Sammlung.| Das Formular enthält Felder für den Namen und eine Beschreibung mit Markdown-Formatierung. Darunter befindet sich ein Bereich für die Vergabe von Berechtigungen.
Dialog zum Erstellen einer neuen Sammlung

Um eine neue Sammlung anzulegen:

  1. Klicken Sie auf "Sammlung erstellen"
  2. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen
  3. Fügen Sie eine Beschreibung und hilfreiche Links hinzu, etwa zu internen Ressourcen
  4. Weisen Sie weitere Bearbeitende und Besitzende zu

Markdown für Formatierung

In Textfeldern wie Abstract und Notizen können Sie Markdown zur Formatierung verwenden. Markdown ist eine einfache Auszeichnungssprache, mit der Sie Text strukturieren können - zum Beispiel durch Fettschrift, Kursivschrift oder Listen. Sie können die Hilfe direkt über dem Textfeld aufrufen, um die wichtigsten Formatierungsbefehle einzusehen.

Publikationen verwalten

Screenshot einer geöffneten Sammlung mit dem Namen "Kompetenzcenter: IT Architecture". Links sind Beschreibung und hilfreiche Links zu sehen, rechts die Liste der enthaltenen Publikationen mit Covern, Titeln und Metadaten.
Detailansicht einer Sammlung mit zugeordneten Publikationen

Publikationen können auf zwei Wege zu einer Sammlung hinzugefügt werden:

  • Direkt aus den Suchergebnissen über das Menü neben der Publikation
  • In der Detailansicht einer Publikation über den Button "Zu Sammlung hinzufügen"

Berechtigungen und Zusammenarbeit

Screenshot des Berechtigungsdialogs einer Sammlung. Eine Tabelle zeigt die Benutzer:innen und ihre zugewiesenen Rollen (Besitzende, Bearbeitende, Betrachtende). Unten befindet sich ein Button zum Hinzufügen weiterer Personen.
Verwaltung der Berechtigungen und Rollen für eine Sammlung

Sammlungen sind grundsätzlich für alle Mitarbeitenden Ihrer Organisation sichtbar. Dies fördert den Wissensaustausch und macht es leicht, relevante Literatur zu finden.

Die Berechtigungen werden über die "Bearbeiten"-Funktion in der Sammlung vergeben.

Für die Verwaltung einer Sammlung gibt es drei Berechtigungsstufen:

Betrachtende (alle Nutzer:innen)

  • Können die Sammlung und enthaltene Publikationen einsehen
  • Haben Zugriff auf die hinterlegten Beschreibungen und Links
  • Können die Liste der Publikationen exportieren

Bearbeitende

  • Haben alle Rechte von Betrachtenden
  • Können Publikationen zur Sammlung hinzufügen oder entfernen
  • Dürfen die Beschreibung aktualisieren

Besitzende

  • Haben alle Rechte von Bearbeitenden
  • Können weitere Bearbeitende und Besitzende hinzufügen
  • Dürfen die Sammlung löschen

Export von Publikationslisten

Die in einer Sammlung enthaltenen Publikationen lassen sich exportieren.

Der Export enthält alle bibliografischen Informationen der Publikationen und eignet sich zur Weiterverwendung in Literaturverwaltungsprogrammen.

Sie haben zwei Exportformate zur Auswahl: BibTeX für LaTeX-basierte Systeme und EndNote.

  1. Öffnen Sie die gewünschte Sammlung
  2. Klicken Sie auf den Export-Button
  3. Wählen Sie das gewünschte Format (BibTeX oder EndNote)

Best Practices

Für einen effektiven Einsatz von Sammlungen haben sich je nach Anwendungsfall unterschiedliche Vorgehensweisen bewährt. Die folgenden Empfehlungen basieren auf den Erfahrungen unserer Kundinnen und Kunden.

Allgemeine Empfehlungen

  • Vergeben Sie aussagekräftige Namen, die den Inhalt der Sammlung beschreiben
  • Dokumentieren Sie in der Beschreibung den Zweck der Sammlung
  • Benennen Sie die Ansprechpersonen für fachliche Fragen
  • Pflegen Sie die Sammlungen regelmäßig, um ihre Aktualität sicherzustellen

Best Practices für Kompetenzcenter

  • Wählen Sie eine einheitliche Namenskonvention, etwa "Kompetenzcenter: [Fachbereich]"
  • Benennen Sie klar die fachlichen Ansprechpersonen in der Beschreibung
  • Verlinken Sie andere relevante Ressourcen in der Beschreibung, z.B. einen Sharepoint-Ordner mit Berechnungshilfen oder CAD-Vorlagen
  • Pflegen Sie regelmäßig die Grundlagenliteratur für das jeweilige Fachgebiet

Best Practices für Projekte

  • Verwenden Sie für die Benennung die Projektnummer (wenn vorhanden) oder das Format "YYYY-MM [Projektname]", z.B. "2025-05 Projektname"
  • Dokumentieren Sie die projektspezifischen Anforderungen an die Literaturauswahl
  • Verlinken Sie andere relevante Ressourcen in der Beschreibung, z.B. den Link zu dem Projekt in Ihrem Projektmanagementsystem (z.B. Jira)
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Aktualität der Sammlung während des Projektverlaufs