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Publikationen hochladen

Die Oberfläche zum Hochladen von Publikationen in Librario. Links befinden sich drei Optionen: ein Drag & Drop Bereich für PDF-Dateien, ein Formular zur automatischen Erfassung via ISBN/DOI und ein Button zum manuellen Erstellen. Rechts ist eine Liste kürzlich hinzugefügter Publikationen mit Covern und Metadaten zu sehen.
Oben links ist der Bereich "Publikationen hochladen"

Die Hochladen-Funktion ermöglicht Ihnen, Ihre Bibliothek schnell und effizient mit neuen Publikationen zu erweitern. Durch die intelligente Verarbeitung der PDF-Dateien extrahiert Librario automatisch wichtige Metadaten wie Titel, Autoren und Erscheinungsjahr. Zusätzlich durchsucht die Software das Internet nach ergänzenden bibliografischen Informationen, etwa über DOI- oder ISBN-Nummern. Dies ist besonders effektiv bei der Massenverarbeitung mehrerer Dokumente, da Sie nur minimale manuelle Eingaben vornehmen müssen. Nach dem Import können Sie die Publikationen bei Bedarf um weitere Informationen wie Leihexemplare ergänzen.

Schritt 1: PDF-Dateien hochladen

Die Oberfläche zum Hochladen von Publikationen in Librario. Im oberen Bereich befindet sich ein großes Drag & Drop Feld mit dem Text "Dateien hier ablegen/einfügen oder Dateien durchsuchen". Darunter wird erklärt, dass jede hochgeladene PDF-Datei zu einer Publikation wird und Librario relevante Metadaten extrahiert.
Dialog zum Hochladen neuer Publikationen

Es gibt zwei Möglichkeiten, PDF-Dateien hochzuladen:

  1. Drag & Drop: Ziehen Sie PDF-Dateien einfach in den markierten Bereich
  2. Dateiauswahl: Klicken Sie auf "Dateien durchsuchen" und wählen Sie die gewünschten PDF-Dateien aus

Die Dateien werden zunächst temporär hochgeladen. Sie erscheinen in der Liste im linken Bereich. Zu diesem Zeitpunkt sind noch keine Publikationen in Ihrer Bibliothek erstellt worden.

Schritt 2: Basis-Metadaten festlegen

Ansicht nach dem Hochladen von drei PDF-Dateien. Oben werden die hochgeladenen Dateien mit grünen Häkchen angezeigt. Darunter befinden sich Auswahlfelder für Publikationstyp und Sprache, sowie ein Feld für Kategorien. Am unteren Rand ist der blaue Button "Publikationen erstellen" zu sehen.
Die hochgeladenen PDF-Dateien mit Einstellungen für Publikationstyp, Sprache und Kategorien

Bevor die Publikationen in Ihrer Bibliothek erstellt werden, legen Sie einige wichtige Basis-Metadaten fest:

  • Publikationstyp: Wählen Sie die passende Art der Publikation aus (z.B. Buch, Artikel, Norm)
  • Sprache: Diese Angabe ist entscheidend für die Qualität der Suchfunktion, da sie für Stemming und Silbentrennung benötigt wird
  • Kategorien: Ordnen Sie die Publikationen thematisch ein, um sie später leichter wiederzufinden

Praxistipp: Etablieren Sie einen Review-Workflow

Wir empfehlen, jede neue Publikation nach dem Import zu überprüfen, um eine hohe Datenqualität sicherzustellen.

Sie können hierzu die Kategorie _Neu beim Import hinzufügen, um die Publikationen zu markieren, die noch nicht überprüft wurden:

  1. Fügen Sie die Kategorie _Neu beim Import hinzu
  2. Kontrollieren Sie die automatisch erkannten Metadaten
  3. Korrigieren Sie bei Bedarf die Angaben
  4. Entfernen Sie die Kategorie _Neu nach erfolgreicher Prüfung

Lernen Sie mehr über den empfohlenen Review-Prozess

Schritt 3: Publikationen erstellen

Sobald Sie die Basis-Metadaten festgelegt haben, klicken Sie auf "Publikationen erstellen". Librario wird nun:

  1. Die PDF-Dateien in Ihre Bibliothek übernehmen und für jede PDF-Datei eine neue Publikation erstellen
  2. Metadaten aus den PDF-Dateien extrahieren
  3. Nach zusätzlichen Informationen im Internet suchen (z.B. über DOI oder ISBN)
  4. Die Volltextsuche für die Dokumente aktivieren

Die neu erstellten Publikationen erscheinen automatisch in der Liste auf der rechten Seite.

Qualität der automatischen Metadaten-Erkennung

Librario versucht für jede Publikation:

  • Text aus der PDF zu extrahieren
  • DOI oder ISBN-Nummern zu finden
  • Bibliografische Informationen aus dem Internet abzurufen

Die Qualität der automatischen Erkennung hängt von der PDF-Qualität und der Verfügbarkeit der Metadaten ab.

Bitte stellen Sie sicher, dass jede PDF-Datei auch Text enthält. Nutzen Sie ggf. OCR-Software, um die Datei für die Volltextsuche zu optimieren.