Leihexemplare verwalten

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie als Bibliothekspersonal die physischen Exemplare Ihrer Bibliothek in Librario verwalten können.

Leihexemplare sind die physischen Bücher, Zeitschriften und andere Medien in Ihrer Bibliothek. Zu jeder Publikation können Sie beliebig viele Exemplare hinzufügen. Dies ist besonders nützlich bei häufig nachgefragten Werken oder wenn Sie Exemplare an verschiedenen Standorten vorhalten möchten.

Philosophie des Ausleihsystems

Librario verzichtet bewusst auf Mahnungen und strikte Leihfristen. Die transparente Übersicht, wer welches Exemplar ausgeliehen hat, fördert stattdessen die kollegiale Zusammenarbeit. Dieser Ansatz hat sich in der Praxis bewährt: Mitarbeitende werden nicht dafür bestraft, dass sie ihre Ausleihen ehrlich dokumentieren. Wenn jemand ein ausgeliehenes Exemplar benötigt, ermöglicht die direkte Kommunikation oft eine pragmatische Lösung.

In den Konto-Einstellungen können Sie die Texte anpassen, die Anwendende beim Ausleihen oder Zurückgeben eines Exemplars sehen.

Neue Exemplare erfassen

Sobald Sie ein neues Exemplar einer Publikation anschaffen, sollten Sie es in Librario erfassen. Navigieren Sie hierzu zur entsprechenden Publikation und klicken Sie auf "Bearbeiten". Im Bereich "Leihexemplare" können Sie über "Leihexemplar hinzufügen" ein neues Exemplar anlegen.

Das Formular bietet folgende wichtige Felder:

• Die Signatur dient der Identifikation im Regal
• Der Standort gibt an, wo das Exemplar zu finden ist
• Die Option "Präsenzexemplar" können Sie aktivieren, wenn das Exemplar nicht ausleihbar sein soll

Systematische Signaturen vergeben

Die Signatur ist die "Adresse" eines Exemplars im Regal. Eine durchdachte Systematik erleichtert das Auffinden der Bücher erheblich. Die beliebtesten Ansätze orientieren sich am Fachgebiet oder am Veröffentlichungsdatum.

Bei der Strukturierung nach Fachgebiet verwenden Sie Präfixe wie "STAT-123" für Statik-Literatur. Der Vorteil ist, dass thematisch Verwandte Werke zusammenstehen. Es empfiehlt sich, das Schema an Ihre etablierten Kategorien anzulehnen.

Die Strukturierung nach Veröffentlichungsdatum (z.B. "2023-042" für das 42. Exemplar in 2023) eignet sich besonders für Zeitschriften, wo die chronologische Information relevant ist. Auch Kombinationen sind möglich, etwa "STAT-2023-042".

QR-Codes für einfache Ausleihe

Librario generiert für jedes Leihexemplar automatisch einen QR-Code. Dieser ermöglicht Mitarbeitenden die schnelle Ausleihe oder Rückgabe per Smartphone. Um einen QR-Code auszudrucken, öffnen Sie das Leihexemplar und wählen "Etikett ausdrucken". Bringen Sie den Code gut sichtbar am Exemplar an, typischerweise am Buchrücken.

Zentraler Bestandsüberblick

Die zentrale Verwaltung erreichen Sie über das Benutzermenü (oben rechts) unter "Unser Konto". Hier finden Sie wichtige Funktionen für die systematische Organisation:

"Leihexemplare verwalten" bietet einen Gesamtüberblick mit umfangreichen Filter- und Suchfunktionen. Unter "Standorte verwalten" können Sie Standortbezeichnungen bereinigen und zusammenführen. Diese Werkzeuge sind besonders wertvoll für regelmäßige Inventuren und die kontinuierliche Bestandspflege.

Hauspost-Bestellungen

Wenn Ihre Organisation über eine Hauspost verfügt, können Mitarbeitende Exemplare direkt in Librario zur Lieferung bestellen. Der Prozess läuft wie folgt ab:

Die bestellende Person klickt bei einem Exemplar auf "Per Hauspost bestellen". Das Bibliotheksteam erhält eine E-Mail-Benachrichtigung und wickelt die weitere Bestellung per E-Mail und Hauspost ab. Wichtig: Markieren Sie das versendete Exemplar in Librario als entliehen.

In den Konto-Einstellungen legen Sie fest, wer die Bestellbenachrichtigungen erhält. Standardmäßig gehen diese an alle Personen mit Bibliothekar-Rolle. Alternativ können Sie eine zentrale E-Mail-Adresse wie bibliothek@example.com einrichten.

Häufig gestellte Fragen

Auswirkungen beim Löschen von Exemplaren

Das Löschen eines Leihexemplars löscht auch dessen gesamte Historie unwiderruflich.

Standortbezeichnungen bereinigen

Da Standorte als Freitext erfasst werden, können sich Tippfehler einschleichen. Unter "Standorte verwalten" sehen Sie die Anzahl der Exemplare pro Standort und können Bezeichnungen korrigieren oder zusammenführen.

Exemplare umziehen

Um ein Exemplar an einen anderen Standort zu verlegen, öffnen Sie es in der Detailansicht. Über "Bearbeiten" können Sie den Standort aktualisieren und die Änderung speichern.