Review-Prozess etablieren

Ein strukturierter Review-Prozess stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden schnell die für sie relevanten Publikationen finden. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie einen effektiven Review-Workflow etablieren.

So verbessern Review-Workflows die Literatursuche

Ein guter Review-Prozess verbessert die Literaturrecherche auf drei Arten:

• Aktuelle Literatur finden: Durch sorgfältig gepflegte Verknüpfungen finden Nutzer:innen direkt die neueste Auflage oder relevante Nachfolgepublikationen
• Gezielte Filterung ermöglichen: Einheitliche Kategorien und Fachgebiete ermöglichen die präzise Eingrenzung von Suchergebnissen
• Präzise Suchergebnisse erhalten: Einheitliche Fachbegriffe und Schlagworte helfen dabei, genau die gesuchten Publikationen zu finden

Review-Prozess mit prozessbezogenen Kategorien

graph LR
    Start(Neue Publikation) -->|Import| B[Kategorie _Neu]
    B --> C[Review durchführen]
    C -->|Fehler gefunden| D[Publikation korrigieren]
    D --> C
    C -->|Geprüft| End[Kategorie _Neu entfernen]

Nutzen Sie prozessbezogene Kategorien, um zu kennzeichnen, welche Publikationen noch geprüft werden müssen:

1. Weisen Sie beim Import die Kategorie _Neu zu
2. Prüfen Sie die Publikation und korrigieren Sie gefundene Fehler
3. Entfernen Sie die Kategorie nach erfolgreicher Kontrolle

Qualitätskriterien für optimale Auffindbarkeit

Metadaten pflegen

• Stelle eine einheitliche Schreibweise von Titeln und Namen sicher
• Ergänze fehlende bibliografische Angaben
• Überprüfe Identifikatoren (DOI, ISBN) auf Korrektheit
• Prüfe PDF-Dateien auf durchsuchbaren Text

Inhaltlich erschließen

• Ordne passende Kategorien für die fachliche Suche zu
• Vergebe relevante und einheitliche Schlagworte
• Pflege wichtige Verknüpfungen:
  • Ordne Publikationen in Buchreihen ein
  • Verknüpfe verschiedene Auflagen miteinander
  • Verweise auf inhaltlich verwandte Werke

So organisieren Sie Reviews im Team

1. Verantwortlichkeiten definieren

   • Lege fachliche Zuständigkeiten fest
   • Vereinbare den Prozess für die Qualitätskontrolle

2. Regelmäßige Review-Zyklen etablieren

   • Plane feste Zeiten für Reviews ein, zum Beispiel wöchentlich einen Zeitslot zur Kontrolle
   • Dokumentiere Vertretungsregelungen

3. Kontinuierliche Verbesserung sicherstellen

   • Regelmäßig im Team abstimmen
   • Dokumentiere vereinbarte Konventionen und häufige Fehler
   • Passe die Prozesse bei Bedarf an

Nutze Librario Reports, um Qualitätsprobleme zu identifizieren

Im Administrationsbereich (Klicken Sie oben rechts auf das Benutzersymbol und wählen Sie dann "Unser Konto") bietet Librario einen systematischen Überblick über mögliche Qualitätsprobleme:

• Empfehlungen prüfen
• Regelmäßige Aufgaben durchführen

Empfehlungen prüfen

Librario analysiert Ihren Bestand kontinuierlich und zeigt Handlungsempfehlungen für verschiedene Bereiche. Zum Beispiel:

• Unvollständige Metadaten:

  • Publikationen ohne Autor:innen
  • Publikationen ohne Veröffentlichungsjahr
  • Publikationen ohne Sprachangabe

• Mögliche Duplikate:

  • Doppelte Dateien
  • Mehrfach erfasste ISBN-Nummern
  • Mehrfach erfasste DOIs

Zu jeder Empfehlung können Sie direkt die betroffenen Publikationen einsehen und bearbeiten.

Regelmäßige Aufgaben durchführen

Der Administrationsbereich bietet zudem direkten Zugriff auf wichtige Verwaltungsaufgaben, wie zum Beispiel:

• Autor:innen und Herausgeber:innen verwalten: Inkonsistente Namensschreibweisen bereinigen
• Kategorien verwalten: Taxonomie pflegen und Kategorien bei Bedarf zusammenführen
• Standorte verwalten: Leihexemplare an den richtigen Standorten organisieren

Häufige Herausforderungen

Herausforderung: Zu viele Publikationen im Review

Lösung:

• Priorisiere nach Wichtigkeit
• Verteile die Last auf mehrere Schultern
• Plane dedizierte Review-Zeiten ein

Herausforderung: Inkonsistente Kategorisierung

Lösung:

• Erstelle einen Kategorisierungsleitfaden und mache ihn im Team bekannt
• Nutze die Kategorien-Verwaltung im Administrationsbereich, um Kategorien zusammenzuführen oder umzubenennen

Herausforderung: Fehlendes Fachwissen

Lösung:

• Identifiziere Expert:innen in Ihrer Organisation und binde sie in den Review-Prozess ein
• Dokumentiere spezielle Anforderungen