Kategorien in Librario

Eine durchdachte Kategorisierung macht Ihre Bibliothek übersichtlich und effizient nutzbar. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie ein effektives Kategoriensystem aufbauen.

Nutzen Sie Kategorien für effiziente Navigation in Suchergebnissen und für Workflows

Kategorien in Librario erfüllen zwei wichtige Funktionen:

1. Navigation und Filterung: Mit Kategorien grenzen Sie Suchergebnisse nach Fachgebieten ein, erstellen thematische Übersichten und navigieren durch verwandte Publikationen.

2. Prozessunterstützung: Markieren Sie Publikationen für Qualitätsprüfung oder Review und kennzeichnen Sie bestimmte Dokumenttypen oder Workflows.

Grundlagen der Kategorisierung

Librario verwendet ein flexibles Kategoriesystem:

• Jede Publikation kann mehreren Kategorien zugeordnet werden
• Es gibt nur eine Ebene (keine Verschachtelung)
• Kategorien können jederzeit angepasst werden

Die Mehrfachzuordnung ermöglicht es, eine Publikation sowohl fachlich einzuordnen als auch für bestimmte Prozesse zu markieren. Zum Beispiel kann ein Dokument gleichzeitig den Kategorien "Brandschutz" und "_QS" (für Qualitätssicherung) zugeordnet sein.

Fokussieren Sie sich auf wesentliche Kategorien und regelmäßige Pflege

Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Fachgebiete Ihrer Bibliothek. Beschränken Sie sich dabei auf wenige, aber präzise gewählte Kategorien. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Kategorien noch relevant sind.

Etablieren Sie einheitliche Namenskonventionen mit Präfixen

Definieren Sie von Anfang an eine einheitliche Schreibweise für alle Kategorien. Führen Sie klare Namenskonventionen ein und halten Sie sich konsequent daran. Verwenden Sie ein Präfix für alle prozessbezogenen Kategorien. Zum Beispiel "_", wie bei "_Neu".

Orientieren Sie sich an Fachgebieten und Branchenstandards

Strukturieren Sie Ihre Kategorien entlang der relevanten Domänen und Fachgebiete. Achten Sie darauf, dass die Unterscheidungen praxisrelevant und anwendbar sind. Orientieren Sie sich dabei an etablierten Systematiken Ihrer Branche.

So gehen Sie praktisch vor

1. Analysieren Sie den Bestand:

   • Welche Fachgebiete sind vertreten?
   • Wie viele Publikationen pro Bereich?
   • Welche Suchszenarien sind typisch?

2. Entwerfen Sie eine Struktur:

   • Beginnen Sie mit Hauptfachgebieten
   • Ergänzen Sie Prozess-Kategorien (z.B. "_Neu") je nach Bedarf
   • Stimmen Sie die Struktur mit Kolleg:innen ab

3. Testen Sie die Struktur:

   • Kategorisieren Sie 50-100 Publikationen zur Probe
   • Holen Sie Feedback von Nutzer:innen ein
   • Passen Sie bei Bedarf die Struktur an

Beispiele für Kategoriesysteme

Anbei zwei Beispiele für Kategoriesysteme, die Kunden in ähnlicher Weise verwenden.

Ingenieurbüro (Baustatik)

Fachliche Kategorien:

Statik
Dynamik
Brandschutz
Bauphysik
Geotechnik

Norm-bezogene Kategorien:

Eurocode
DIN
Technische Regeln

Prozess-Kategorien:

_Neu
_QS

Medizintechnik-Unternehmen

Fachliche Kategorien:

Bildgebung
Diagnostik
Therapiesysteme

Regulatorische Kategorien:

MDR
FDA
ISO 13485

Prozess-Kategorien:

_Review

So pflegen Sie Ihr System

Dokumentieren Sie Ihr System

• Erstellen Sie einen Leitfaden für die Kategorisierung
• Dokumentieren Sie Namenskonventionen
• Schulen Sie neue Mitarbeitende

Betreiben Sie regelmäßige Wartung

• Überprüfen Sie die Kategorien regelmäßig
• Bereinigen Sie ungenutzte Kategorien
• Passen Sie bei Bedarf an neue Anforderungen an

Vermeiden Sie diese häufigen Fehler

1. Zu viele Kategorien:

   • Zu feine Unterscheidungen
   • Überlappende Kategorien
   • Selten genutzte Kategorien

2. Inkonsistente Benennung:

   • Unterschiedliche Schreibweisen
   • Unklare Begriffe
   • Fehlende Konventionen

3. Mangelnde Pflege:

   • Veraltete Kategorien
   • Fehlende Anpassung an neue Themen
   • Keine regelmäßige Überprüfung