Librario erfolgreich einführen

Die Einführung einer neuen Bibliothekssoftware ist ein wichtiger Veränderungsprozess. Diese Anleitung hilft Ihnen dabei, die Umstellung strukturiert und erfolgreich durchzuführen.

Einführungsstrategie wählen

Grundsätzlich haben Sie zwei Möglichkeiten, Librario in Ihrer Organisation einzuführen: Big Bang Ansatz oder Schrittweise Einführung.

"Big Bang" Ansatz

Bei diesem Ansatz stellen Sie die gesamte Organisation zum gleichen Zeitpunkt um. Ein Big Bang Ansatz funktioniert besonders gut, wenn Sie bereits einen guten Überblick über Ihren Bestand haben und die Datenmigration vollständig vorbereiten können. Kritisch wird dieser Ansatz, wenn noch nicht alle Inhalte migriert werden können oder Sie sich die Akzeptanz der Nutzer:innen erst erarbeiten müssen.

Schrittweise Einführung

Die graduelle Einführung reduziert Risiken und ermöglicht es Ihnen, aus ersten Erfahrungen zu lernen.

Mögliche Ansätze sind:

• Stakeholder-orientiert: Start mit ausgewählten "Friendly Users", dann Ausweitung auf alle
• Abteilungsbezogen oder Standortsbezogen: Einführung nach Standorten oder Abteilungen
• Inhaltsbezogen: Beginn mit digitalen Inhalten, später Integration des physischen Bestands

Projektphasen planen

1. Vorbereitung

• Analysieren Sie den Ist-Zustand: Welche Systeme und Prozesse werden aktuell genutzt? Gibt es zum Beispiel neben der alten Bibliothekssoftware noch relevante Literatur in Sharepoint-Verzeichnissen?
• Planen Sie die Datenmigration aus bestehenden Systemen
• Definieren Sie einen realistischen Zeitplan mit konkretem Umstellungstermin
• Bestimmen Sie Key User und Ansprechpartner in den Abteilungen

2. Kommunikation

Informieren Sie frühzeitig über die anstehenden Änderungen:

• Ankündigung im Intranet oder Firmen-Newsletter
• Vorstellung in Team-Meetings
• Information in All-Hands oder Abteilungsversammlungen
• Direkte Ansprache wichtiger Stakeholder

3. Parallelbetrieb (falls nötig)

Planen Sie eine Übergangsphase:

• Alte und neue Lösung parallel betreiben
• Klare Regeln definieren, welches System wofür genutzt wird (z.B. Ausleihe noch im alten oder nur noch im neuen System?)
• Zeitplan für die vollständige Ablösung kommunizieren

4. Schulung der Mitarbeitenden

Grundsätzlich ist Librario sehr Anwenderfreundlich und einfach zu bedienen. Aber bei einem Change, also der Einführung der neuen Bibliothekssoftware sollte die Schulung der Mitarbeitenden auch eine Rolle spielen.

Bieten Sie zielgruppengerechte Schulungen an:

• Basis-Schulungen für alle Mitarbeitenden zur Literatursuche
• Vertiefende Schulungen für Bibliotheksverantwortliche
• Spezielle Sessions für Power User, die andere unterstützen sollen (Train the Trainer-Prinzip)

5. Cut-Over und erste Wochen

• Führen Sie die finale Datenmigration durch, falls notwendig
• Stellen Sie Support in den ersten Tagen sicher
• Seien Sie ansprechbar für Fragen und Probleme

Nach der Einführung

• Sammeln Sie systematisch Rückmeldungen der Nutzer
• Optimieren Sie Prozesse basierend auf den ersten Erfahrungen
• Dokumentieren Sie Erfolgsgeschichten und teilen Sie diese