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Benutzerverwaltung

Als Administrator:in können Sie alle Benutzerkonten Ihrer Organisation zentral verwalten.

Übersicht der Benutzerverwaltung

So erreichen Sie die Benutzerverwaltung:

  1. Klicken Sie oben rechts auf das Benutzersymbol
  2. Wählen Sie "Unser Konto"
  3. Klicken Sie im Dashboard auf "Benutzerverwaltung"

In der Benutzerverwaltung können Sie:

Screenshot der Benutzerverwaltung in Librario. Die Seite zeigt eine Übersichtstabelle mit Spalten für Name, Rollen, Mitarbeiternummer und E-Mail-Adresse. Über der Tabelle befindet sich eine Suchleiste für Benutzer und ein blauer Button "Benutzer hinzufügen".
Die Benutzerverwaltung gibt Ihnen einen Überblick über alle Benutzer:innen

Benutzer:in hinzufügen

Um eine neue Person anzulegen:

  1. Klicken Sie auf "Benutzer hinzufügen"

  2. Füllen Sie die Felder im Formular aus:

    • Name: Vor- und Nachname der Person
    • E-Mail: Dienstliche E-Mail-Adresse
    • Mitarbeiternummer (optional): Interne Personalnummer
    • Telefonnummer (optional): Dienstliche Telefonnummer
    • Sprache (optional): Sprache der Benutzeroberfläche

    Spracheinstellung müssen nur selten festgelegt werden

    Die Sprache wird automatisch aus den Browser-Einstellungen der Benutzer:in erkannt. Eine manuelle Auswahl ist nur nötig, wenn davon abgewichen werden soll.

  3. Weisen Sie der Person die gewünschten Rollen zu, um die Zugriffsrechte festzulegen

Initiales Passwort wird per E-Mail zugesendet

Nach der Erstellung erhält die Person automatisch eine E-Mail mit einem Link zur ersten Anmeldung. Bei dieser muss das Passwort geändert werden.

Wenn Sie Single Sign-on mit Microsoft verwenden, entfällt dieser Schritt.

Benutzer:in bearbeiten

Sie können die Angaben zu Benutzer:innen jederzeit anpassen:

  1. Klicken Sie in der Benutzerliste auf "Bearbeiten" bei der gewünschten Person
  2. Ändern Sie die gewünschten Informationen im Formular
  3. Speichern Sie die Änderungen

Benutzer:in löschen

Benutzerkonten beim Ausscheiden von Mitarbeitenden löschen

Integrieren Sie das Löschen von Benutzerkonten in Ihre Prozesse für das Ausscheiden (Offboarding) von Mitarbeitenden. So stellen Sie sicher, dass keine unnötigen Zugänge bestehen bleiben.

Löschen ist unwiderruflich

Das Löschen eines Benutzerkontos kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle persönlichen Daten, Favoriten und die Ausleihhistorie werden dabei unwiderruflich gelöscht.

Benutzerliste exportieren

Sie können die vollständige Liste aller Benutzer:innen als CSV-Datei exportieren:

  1. Klicken Sie in der Benutzerverwaltung auf den Button "Exportieren"
  2. Die CSV-Datei wird automatisch heruntergeladen

Die exportierte Datei enthält folgende Informationen zu jeder Benutzerin und jedem Benutzer:

  • ID
  • E-Mail-Adresse
  • Vorname
  • Nachname
  • Mitarbeiternummer
  • Telefonnummer
  • Liste der Rollen
  • URL (direkter Link zum Benutzerprofil)

Tipp: Abgleich mit Personalverzeichnis

Sie können die exportierte CSV-Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und mit Ihrem aktuellen Personalverzeichnis abgleichen. Dies hilft bei der systematischen Identifikation von Benutzerkonten ausgeschiedener Mitarbeitender.